Xây dựng hệ thống tài chính có thể tổng hợp, đối chiếu và cảnh báo bằng AI
Bitsness giúp doanh nghiệp kết nối AI Agent, chứng từ, phần mềm kế toán, bảng tính và workflow phê duyệt để giảm thao tác lặp lại, theo dõi dòng tiền tốt hơn và phát hiện sớm những số liệu cần kiểm tra.
Số liệu tài chính cần chính xác, nhưng phần lớn thời gian lại bị tiêu tốn cho việc thu thập và đối chiếu.
Chứng từ, hóa đơn, bảng tính, dữ liệu ngân hàng và phần mềm kế toán thường nằm ở nhiều nơi. Khi dữ liệu chưa được chuẩn hóa, đội ngũ phải dành nhiều thời gian nhập liệu, kiểm tra và tổng hợp báo cáo trước khi có thể phân tích hoặc hỗ trợ ra quyết định.
Chứng từ đến từ nhiều nguồn
Hóa đơn và chứng từ nằm trong email, Drive, phần mềm bán hàng và file gửi từ các phòng ban.
Nhập liệu thủ công tốn thời gian
Nhân sự phải đọc, sao chép và nhập lại nhiều trường dữ liệu giống nhau.
Đối chiếu dễ phát sinh sai sót
Dữ liệu ngân hàng, công nợ và hệ thống nội bộ có thể không đồng nhất.
Công nợ chưa được theo dõi chủ động
Khoản phải thu và phải trả chỉ được phát hiện khi đã gần hoặc quá hạn.
Báo cáo đến chậm
Số liệu chỉ được tổng hợp vào cuối kỳ, khiến vấn đề không được phát hiện sớm.
Khó truy vết lịch sử xử lý
Doanh nghiệp khó biết ai đã thay đổi dữ liệu, ai phê duyệt và nguồn số liệu đến từ đâu.
Từ xử lý chứng từ đến theo dõi dòng tiền và báo cáo quản trị
Bitsness có thể triển khai từng Agent riêng hoặc kết nối nhiều Agent thành một hệ thống tài chính có workflow, phân quyền, kiểm tra và phê duyệt rõ ràng.
Thu thập và trích xuất dữ liệu từ chứng từ theo quy tắc doanh nghiệp
- Tiếp nhận hóa đơn và chứng từ từ email, Drive hoặc form.
- Trích xuất số hóa đơn, ngày, đơn vị và giá trị.
- Phân loại theo nhà cung cấp, phòng ban hoặc khoản mục.
- Phát hiện trường dữ liệu còn thiếu.
- Đối chiếu với đơn hàng hoặc hợp đồng.
- Chuyển người phụ trách kiểm tra trước khi ghi nhận.
Đối chiếu dữ liệu giữa ngân hàng, kế toán và hệ thống vận hành
- So khớp giao dịch ngân hàng với chứng từ.
- Đối chiếu đơn hàng, thanh toán và hóa đơn.
- Phát hiện giá trị không khớp.
- Gắn cờ giao dịch trùng lặp.
- Tạo danh sách trường hợp cần kiểm tra.
- Lưu lại kết quả và lịch sử đối chiếu.
Theo dõi công nợ và cảnh báo trước khi khoản thanh toán bị quá hạn
Tập trung dữ liệu dòng tiền và cảnh báo khi có dấu hiệu bất thường
- Tổng hợp thu và chi từ nhiều tài khoản.
- Phân loại dòng tiền theo hoạt động.
- Theo dõi số dư và nhu cầu thanh toán.
- Cảnh báo dòng tiền thấp hơn ngưỡng.
- Phát hiện khoản chi tăng bất thường.
- Tạo báo cáo dòng tiền theo ngày, tuần hoặc tháng.
Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách đã được phê duyệt
- Gắn chi phí theo phòng ban và dự án.
- So sánh thực chi với ngân sách.
- Cảnh báo khi chi phí gần vượt ngưỡng.
- Phát hiện khoản chi không đúng danh mục.
- Tạo yêu cầu phê duyệt bổ sung.
- Tổng hợp nguyên nhân chênh lệch ngân sách.
Tạo báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo lịch hoặc theo yêu cầu
- Tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
- Tạo báo cáo công nợ.
- Tạo báo cáo dòng tiền.
- So sánh theo kỳ, phòng ban hoặc dự án.
- Tóm tắt những biến động cần chú ý.
- Gửi báo cáo đến đúng người có quyền xem.
Mỗi Agent đảm nhiệm một vai trò trong quy trình tài chính
Document Processing Agent
Trích xuất, phân loại và kiểm tra dữ liệu từ hóa đơn và chứng từ.
Chứng từReconciliation Agent
Đối chiếu giao dịch giữa ngân hàng, kế toán và hệ thống nội bộ.
Đối chiếuDebt Monitoring Agent
Theo dõi tuổi nợ, ngày đến hạn và các khoản cần ưu tiên.
Công nợCash Flow Agent
Tổng hợp dòng tiền và phát hiện những biến động cần chú ý.
Dòng tiềnBudget Control Agent
Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách và ngưỡng phê duyệt.
Ngân sáchFinance Report Agent
Tổng hợp báo cáo định kỳ và tóm tắt những chỉ số bất thường.
Báo cáoAI hỗ trợ xử lý số liệu nhưng mọi nghiệp vụ quan trọng vẫn có người chịu trách nhiệm
Bitsness thiết kế quyền truy cập, phạm vi hành động, bước kiểm tra và nhật ký xử lý cho từng Agent.
Document Processing Agent
Đang hoạt độngReconciliation Agent
Có kiểm traDebt Monitoring Agent
Chờ phê duyệtFinance Report Agent
Đang hoạt độngTừ xử lý thủ công đến một hệ thống tài chính có thể theo dõi và kiểm tra
Trước khi triển khai
- Chứng từ nằm rải rác ở nhiều nơi.
- Nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian.
- Đối chiếu dễ phát sinh sai sót.
- Công nợ được phát hiện muộn.
- Báo cáo chỉ có vào cuối kỳ.
- Khó truy vết lịch sử thay đổi.
Sau khi triển khai
- Chứng từ được tập trung và phân loại.
- Dữ liệu được trích xuất thành bản nháp.
- Chênh lệch được phát hiện và gắn cờ.
- Công nợ được cảnh báo trước hạn.
- Báo cáo được tạo theo lịch.
- Mọi bước xử lý đều có lịch sử kiểm tra.
Bắt đầu từ một quy trình và mở rộng thành Finance AI Operations Center
Một Agent cụ thể
Triển khai Agent cho chứng từ, đối chiếu hoặc báo cáo.
- Phạm vi nhỏ.
- Dễ kiểm tra độ chính xác.
- Triển khai nhanh.
Một workflow tài chính
Kết nối chứng từ, đối chiếu, công nợ và phê duyệt.
- Có phân quyền dữ liệu.
- Kết nối phần mềm kế toán.
- Theo dõi toàn bộ quy trình.
Finance AI Operations Center
Quản lý Agent, dữ liệu, workflow và báo cáo tài chính tập trung.
- Quản lý nhiều phòng ban.
- Hỗ trợ kiểm tra và audit.
- Kết nối Ban lãnh đạo.
Tài chính – Kế toán hoạt động hiệu quả hơn khi kết nối với Ban lãnh đạo, Kinh doanh và Vận hành
AI cho Ban lãnh đạo
Tổng hợp dòng tiền, công nợ, ngân sách và chỉ số cần chú ý lên một giao diện điều hành.
Xem giải pháp →AI cho Kinh doanh
Kết nối doanh thu, hợp đồng, thanh toán và công nợ khách hàng.
Xem giải pháp →AI cho Vận hành
Liên kết chi phí, mua hàng, dự án và quy trình phê duyệt nội bộ.
Xem giải pháp →